Programmasecretaris Powerport

Opdrachtgever:

Onze opdrachtgever is Gemeente Moerdijk.

Het kan jou als overheidsprofessional bijna niet ontgaan zijn: landelijk was er volop nieuws over de toekomst van het dorp Moerdijk. Het rijk zoekt – samen met provincie, waterschap en gemeenten via de zogenaamde ontwerptafel Powerport – al jaren naar ruimte voor de ontwikkeling van energiesystemen, de zeehaven en circulaire economie. Recent heeft het Rijk haar besluit over een voorkeurscenario uitgesteld.

Voor de komende periode wordt daarom gezocht naar een Programmasecretaris. Door de dynamiek en complexiteit van het programma is behoefte aan een stevige kandidaat die zorgt voor een goed functionerende werkstructuur, de stukkenstroom coördineert en bewaakt dat afspraken en besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zo draagt de programmasecretaris eraan bij dat het programma niet alleen wordt ontwikkeld, maar ook succesvol wordt gerealiseerd.

Je werkt binnen het programma Powerport bij de gemeente Moerdijk. Je standplaats is het gemeentehuis in Zevenbergen. Je bent onderdeel van het programmateam en werkt dagelijks samen met de programmamanager en de andere kernrollen in het programmateam (strategie intern/extern, juridisch, communicatie/participatie, financieel, programmalijncoördinatoren).

Functie-informatie:

Als Programmasecretaris ben je de spil in de gemeentelijke organisatie van het programma Powerport. Je zorgt dat interne overlegstructuren werken, acties worden opgevolgd, besluiten navolgbaar zijn vastgelegd en de programmaplanning haalbaar blijft. Je ondersteunt het programmateam, de interne stuurgroep en programmalijnen, zodat inhoudelijke trekkers kunnen leveren en besluitvorming tijdig en goed voorbereid plaatsvindt.

Je werkt in een tandem met de Programmamanager. De Programmamanager stuurt het programma integraal aan; jij organiseert het ritme, bewaakt overzicht en opvolging, en houdt het programma “op de rails”. Je bent iemand die meedenkt, (mee)schrijft waar dat helpt en dingen voor elkaar krijgt.

Taken
•   Je helpt de Programmamanager met de voorbereiding van de agenda’s en stukken voor het programmateam, de stuurgroep en (waar nodig) programmalijnen. Je haalt input op bij de juiste mensen, zet besluitpunten en dilemma’s scherp neer;
•   Je verzorgt verslaglegging van overleggen. Je maakt en beheert actie- en besluitenlijsten. Je legt afspraken vast, bewaakt deadlines en kritieke paden en jaagt opvolging actief aan;
•   Je helpt sessies en momenten in het programma organiseren, waaronder ook (samen met communicatie/participatie en de betrokken inhoudelijke rollen) bijeenkomsten en contactmomenten met inwoners. Je regelt de praktische en procesmatige kant;
•   Je ondersteunt de programmalijnen procesmatig: planning, stukkenstroom, terugkoppeling en randvoorwaarden. Je bewaakt daarbij dat eigenaarschap bij de inhoudelijke trekkers blijft, maar dat producten wél op tijd en in de juiste vorm worden opgeleverd;
•   Samen met de Programmaondersteuner beheer je de centrale mailbox(en) van het programma en triageert binnenkomende signalen en vragen. Je zet ze uit bij de juiste collega’s, bewaakt dat er opvolging komt;
•   Je draagt zorg voor een navolgbaar programmadossier (in het zaaksysteem en in de Teams-omgeving): stukken zijn vindbaar, versiebeheer is helder en besluiten/onderbouwingen traceerbaar, passend bij de bestuurlijke gevoeligheid en opvolging van de WOO-vragen die men krijgt.

Functie-eisen:

•   Je hebt HBO werk- en denkniveau en een aantal jaar werkervaring in een vergelijkbare rol en/of vergelijkbare opdrachten bij meerdere gemeenten en/of provincies;
•   Je krijgt energie van het bouwen aan een programmaorganisatie in een politiek-bestuurlijke omgeving;
•   Je bent sterk in organiseren en prioriteren: je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en deadlines, en zorgt dat acties ook echt worden opgevolgd;
•   Je schakelt makkelijk tussen verschillende onderwerpen en niveaus, en je houdt overzicht als er veel tegelijk speelt;
•   Je hebt gevoel voor hoe besluitvorming binnen een gemeente werkt (bestuurlijk, ambtelijk);
•   Je hebt een vlotte pen waardoor je kunt bijdragen aan verschillende stukken die het programmateam produceert;
•   Je krijgt energie van een veelzijdige rol waarin je dicht op het programma en de betrokken partijen zit en bijdraagt aan zowel de inhoudelijke voortgang als de organisatie en uitvoering.
•   Het is een pré als je beschikt over ervaring met complexe gebiedsontwikkelingen, ruimtelijke programma's of infrastructurele projecten;
•   Het is een pré als je beschikt over ervaring met interbestuurlijke samenwerking tussen gemeenten, provincies, Rijksoverheid en andere publieke partners.

Aanbod:

Een uitdagende fulltime (36 uur) spilfunctie binnen Gemeente Moerdijk die in eerste instantie tot 1 januari 2028 wordt ingevuld o.b.v. detachering (met optie van verlenging). Deze functie is ingeschaald in schaal 10 (€ 3.824 - € 5.824 per maand + 17,05% IKB-toeslag).

Interesse? Reageer dan uiterlijk 22 oktober 12:00 uur via de link 'Direct solliciteren' en upload je CV.

Gemeente Moerdijk heeft maandagmiddag 16 november gereserveerd voor de eerste gesprekken.